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縣級財政電子檔案管理與維護論文
摘要：電子檔案是一種具備保存、歸檔價值的電子文件，是紙質檔案的升級處理�？h級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)，只有做好縣級財政電子檔案管理與維護工作，才能夠保證縣級財政工作的高效開展。本文先介紹了縣級財政檔案工作的特點，然后分析了應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢及其管理與維護問題，最后提出了加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施，希望有助于促進我國縣級財政電子檔案管理與維護工作的進步。
關鍵詞：縣級財政電子檔案；檔案管理；檔案維護
在信息時代下，各個領域的工作都較以往發(fā)生了巨大的變化，包括在檔案工作中，現(xiàn)在都紛紛由原來的紙質檔案而改為應用電子檔案。同樣，縣級財政檔案如今也已經(jīng)轉變?yōu)榱穗娮訖n案，這極大地減小了檔案工作難度，提高了檔案工作水平，更節(jié)省了很多人工勞動力。但同時，也應當更加重視縣級財政電子檔案管理與維護工作，提高管理與維護效率，以切實保障縣級財政電子檔案信息的完整性與安全性。以下筆者就聯(lián)系實際來談談縣級財政電子檔案管理與維護問題，僅供參考。
一、縣級財政檔案工作的特點
縣級財政檔案工作是縣級財政部門的重要工作內(nèi)容之一，其主要具有以下四項特點：（1）“真”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的真實性，確保檔案中記錄的信息，都是真實客觀的信息，換言之，就是要求在記錄縣級財政檔案時必須要實事求是、存真求實，嚴禁捏造事實、弄虛作假；（2）“全”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的完整性與全面性，確保完整地收集各類縣級財政信息，并將之全部詳細記錄在案，并按照時間、部門、用途等進行有序排列，最大化地避免檔案資料的缺漏和遺失，同時當有了新的資料時，還要及時進行跟進補充；（3）“活”：即在縣級財政檔案工作中，所采用的工作方式必須要靈活，充分運用動態(tài)化管理措施，一旦縣級財政信息發(fā)生了變更，則要及時進行更新補充；（4）“密”：即在縣級財政檔案工作中，必須要切實保證所有縣級財政檔案資料的機密性與安全性，因為我國相關法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。
二、應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢
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傳統(tǒng)的縣級財政檔案多為紙質檔案，這意味著所有檔案工作都需要由人工來完成。但是，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，在此背景下，僅依靠傳統(tǒng)的紙質檔案已經(jīng)無法滿足縣級財政檔案工作需求。并且，人工管理方式本身就存在著效率低、失誤率高等缺點，其的淘汰乃是必然趨勢。而在如今信息時代下，電子檔案正逐漸取代原本的紙質檔案，成了主要檔案處理方式。所謂電子檔案，就是指將所有需要保存、歸檔的檔案資料，都以電子數(shù)據(jù)信息的形式錄入到計算機信息數(shù)據(jù)庫當中，這一工作與傳統(tǒng)的紙質檔案錄入工作相比，工作量無疑大大降低，工作效率更是顯著提升，同時還可以有效減少錯誤和疏漏，從而提高工作質量。
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如上文所述，隨著近年來我國縣級城市經(jīng)濟的高速發(fā)展，縣級財政檔案的內(nèi)容也變得越來越多，這意味著在縣級財政檔案中需要錄入存儲的信息量亦在不斷增多。而面對這大量的檔案信息，僅采用傳統(tǒng)的紙質檔案存儲方式難免會存在很多遺漏，從而導致檔案信息不完整。但電子檔案的應用則有效解決了這一問題。有了電子檔案，無論文字信息抑或影像信息，都可以有效存儲到電子檔案數(shù)據(jù)庫中，并且所有相關操作均可在一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件上完成，從而既確保了縣級財政檔案的完整性，又節(jié)省了資源。
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電子檔案的處理是應用一臺計算機和一個數(shù)據(jù)庫軟件來完成的，這兩者本身都可以提供十分全面的功能，無論是需要對縣級財政檔案信息進行增減、修改、加工，還是尋找、查閱、復制，均能夠利用計算機和數(shù)據(jù)庫軟件中自帶的各項功能而靈活、便捷地完成操作，這既提高了檔案工作效率，又節(jié)約了寶貴的時間。
（四）拓寬服務領域
縣級財政電子檔案中記載著縣級財政部門所收集的各類財政信息，是縣級財政工作的重要依據(jù)。當前隨著社會的不斷發(fā)展，檔案工作也應當順應時代發(fā)展潮流，不斷拓寬其服務領域。而電子檔案的應用，正是拓寬檔案服務領域的最佳手段。因為通過電子檔案，檔案人員可以更加及時快速地收集各類縣級財政資料，并在需要時方便地對資料進行歸檔、共享及查詢，從而促使縣級財政檔案工作從原來的單一、被動的服務層次朝向開放、主動的服務層次發(fā)展。
三、縣級財政電子檔案管理與維護問題
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雖然隨著現(xiàn)代科技的不斷進步與發(fā)展，在實際縣級財政檔案工作中也已經(jīng)引進了許多先進的管理理論和思想，但是受以往傳統(tǒng)觀念的影響，很多縣級財政部門對檔案管理與維護并不重視，而在應用了電子檔案后，也依舊沒有充分認識到電子檔案管理與維護工作的重要性。具體來說，首先縣級財政部門只是安置了一些基層設備，而沒有進一步引進先進的硬件設備設施，從而限制了電子檔案管理與維護工作的有效開展；其次電子檔案管理人才不足，原本的檔案管理人員并不具備熟練的計算機和軟件操作技術，從而影響了工作效率。
�。ǘ╇娮訖n案的真實性與完整性難以保障
縣級財政電子檔案的生成需要基于實際而進行虛擬化，這點與傳統(tǒng)紙質檔案具有較大的區(qū)別。在縣級財政電子檔案生成的過程中，檔案的原始狀態(tài)可能會發(fā)生一些改變，從而極易因生成過程過于煩瑣而出現(xiàn)一些缺失，最終導致檔案信息復制失真，難以保障電子檔案的真實性與完整性。
（三）電子檔案管理與維護技術要求較高
電子檔案管理與維護工作需要依托于計算機和軟件知識技術，但是就現(xiàn)狀來看，縣級財政部門中很多原本的檔案管理人員只懂得檔案管理的相關知識，但并不具備高超且熟練的計算機和軟件知識技術，因此無法滿足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實際需求。（四）電子檔案的機密性與安全性缺失如前文所言，我國相關法律中明確規(guī)定了檔案信息的機密性，任何人都不能隨意泄漏縣級財政檔案中的內(nèi)容，如果需要查閱，也應當先走完一系列嚴格的程序，才能夠提取檔案。但是，隨著電子檔案的應用，雖然大大提高了縣級財政檔案工作效率，但也隨之出現(xiàn)了一些檔案的機密性與安全性方面的問題。隨著網(wǎng)絡技術及大數(shù)據(jù)的高速發(fā)展，如今網(wǎng)絡上的不安全因素越來越多，病毒、等大量存在，這些都極大地威脅到了電子檔案的機密性與安全性。
四、加強縣級財政電子檔案管理與維護的措施
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當前，縣級財政部門應當充分重視電子檔案管理與維護工作，盡快按照國家相關法律法規(guī)來制定完善的檔案管理與維護體制，從而使縣級財政電子檔案管理與維護工作有法可依。其次，要進一步明確縣級財政電子檔案管理與維護工作的職責，做到明確分工、細化責任，以確保當發(fā)生檔案管理失職問題時，能夠準確追責到人。
�。ǘ┨岣邫n案管理人員素質水平
雖然自從應用了電子檔案后，以往因紙質檔案處理方式而帶來的繁重勞動力得以大大減輕，但這并不意味著檔案管理人員的作用完全失去了，反而對檔案管理人員的素質水平提出了更高的要求。因此，縣級財政部門應當要重視檔案管理人才培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員素質水平，尤其是要引進同時具備檔案管理能力和計算機軟件操作能力的全能技術人才，以滿足縣級財政電子檔案管理與維護工作的實際需求。
�。ㄈ⿵娀娮訖n案的安全保障管理
在縣級財政電子檔案管理與維護工作中，必須要重視電子檔案的安全保障管理問題。對此，首先應當在負責收錄電子檔案信息的計算機中安裝有效的防火墻和殺毒軟件，其次要定期對機器設備進行保養(yǎng)、定期對電子檔案信息進行備份，再者要加強對檔案管理人員的責任意識教育，并使之簽訂相關責任書，以提高其工作積極性與主動性。五、結語綜上所述，應用縣級財政電子檔案的優(yōu)勢在于工作高質高效、信息存儲量大、操作靈活便捷以及拓寬服務領域。但是目前在縣級財政電子檔案管理與維護中仍舊存在著許多問題，只有不斷完善檔案管理與維護體制、提高檔案管理人員素質水平、強化電子檔案的安全保障管理，才能夠提高縣級財政電子檔案工作質量。
參考文獻
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作者：張志生 單位：吉林省伊通滿族自治縣財政監(jiān)督檢查室
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