辦公室主任工作內(nèi)容

辦公室內(nèi)部管理工作

一、 人員管理工作

a. 與新增加人員進行談話，讓其了解公司對他們的的要求和達到的標準，能夠迅速成長。（例如：1、讓他在周例會或月例會上做自我介紹，讓大家都認識他，同時對他的加入表示歡迎2、按排生活起居，安排工位等事宜3、跟進師傅了解其表現(xiàn)情況，針對出現(xiàn)的問題及時幫助其解決4、及時組織相應的轉(zhuǎn)正、獨立考試）。

b. 關(guān)注員工思想情況，采取不同方式多關(guān)心員工，如思想壓力過大或是有特殊情況者，要及時將情況反饋給辦事處經(jīng)理或是總公司，及時談話溝通，了解情況，幫助解決問題。

c. 關(guān)注員工工作表現(xiàn)狀態(tài)，通過產(chǎn)值、萬元成本情況分析員工目前狀態(tài)，及時地給于指導和幫助。對于持續(xù)產(chǎn)值較低，成本較高的員工，要及時與辦事處經(jīng)理溝通，調(diào)整工作方向，不能因持續(xù)低產(chǎn)值而影響員工積極性。

d. 關(guān)注員工成長，要定期跟進員工學習進步情況，并及時進行談話溝通，自己能幫助解決的問題及時幫助解決，自己不能幫助解決的情況要積極將情況反饋給辦事處經(jīng)理或是總公司。針對新員工不同階段的學習、考核要積極、主動地進行組織和跟進。 e. 了解員工的心聲，了解員工的需求，更好的為一線人員服務(wù)。 f. 及時更新人員檔案，掌握人員資料。整理員工照片、身份證復印件、畢業(yè)證及學位證復印件等資料，健全檔案。

a．認真核對票據(jù)，注意核對時間、金額與票據(jù)是否一致。 b．于每月28日前將財務(wù)報表發(fā)至財務(wù)部郵箱。（與主管會計聯(lián)系）報表包括內(nèi)容：1、現(xiàn)金、銀行 2、當月費用3、收支計劃 4、產(chǎn)值表、5、應收賬款 6、現(xiàn)金流水賬，準確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，真實的反應當月成本費用。

c．定期給辦事處經(jīng)理提供可靠的數(shù)據(jù)，幫助分析辦事處成本及

個人成本原因，并提出改進意見。

d．關(guān)注開票、回款情況， 每月10-15日及時給工程主管及工作站負責人打電話溝通，確定本月需開票與回款的項目，及時按排月底開票事宜，確定下月回款計劃，對于未回款項目要了解原因，及時溝通，確保款項順利到賬。

e．每月底與經(jīng)理溝通，確定下月費用計劃，與財務(wù)溝通及時撥款。 f．準確統(tǒng)計人員借款，還款是要提供收據(jù)，沖賬是要標注，做到處處有痕跡，有據(jù)可查。

g．每天盤庫現(xiàn)金賬，做好每天流水賬的登記。

h．對于外出設(shè)計員不能及時報賬，要督促設(shè)計員在每月25日前將票據(jù)寄回辦事處，盡量做到當月成本當月統(tǒng)計，增強當月成本分析的準確性。

i. 每月26日前督促設(shè)計員填寫流程卡，及時上報當月產(chǎn)值，做好產(chǎn)值統(tǒng)計，準確計算工資。

a. 出版人員管理工作。

接到出版任務(wù)時，合理安排時間、人員，分配工作量，有組織的完成出版任務(wù)。

b.針對工作出現(xiàn)的問題，如：怠慢、懶散、不認真、細致、沒有服務(wù)意識等情況，要及時指出并加以糾正。

c.在畫圖、出版任務(wù)較少的情況下，及時與設(shè)計處長聯(lián)系，是否有

可以幫忙畫的圖紙，減少設(shè)計人員工作量。

d.做好出版用紙登記、流程卡發(fā)放登記及設(shè)計出版登記。

e.做好出版設(shè)備的定期維護和保養(yǎng)工作，針對出版設(shè)備出現(xiàn)的簡單問題要能加以維修，使其正常運轉(zhuǎn)，不影響出版進度。

f.要加強大家的成本意識工作，如：半廢紙的二次利用等。

四、內(nèi)勤日常管理工作

a. 不定期瀏覽當?shù)亟ㄔO(shè)廳網(wǎng)站或通信管理局網(wǎng)站，做好每年職稱考試報名、職稱評定及外省企業(yè)的備案工作。

b. 及時收集上報總公司轉(zhuǎn)正員工的社保資料并積極組織簽訂勞動合同。

c. 幫助完善全公司人力資源數(shù)據(jù)庫人員資料的收集工作。 每月月底前上報優(yōu)秀員工電子版照片。

d. 每周盡可能組織召開好本周周例會，召開前要準分準 備會議內(nèi)容（要與經(jīng)理溝通）。

e. 配合經(jīng)理、市場部每周五提前做好周報報表，更新本周開票、

回款數(shù)據(jù)，給經(jīng)理建議辦事處下周的主要工作情況，供經(jīng)理參考。

f. 每月必須組織召開一次辦事處月例會。要求:會議要有簡單流程、主持人，做好會前準備，以保證會議的效果，并將會議紀 要及時上傳OA。

g． 組織學習總公司下發(fā)的各種規(guī)定文件。

h. 做好每月月例會資料，及時更新OA。要求：月底徹底更新，尤

其是及時更新花名冊，新員工跟進表等，員工休息統(tǒng)計表等。 i． 每季度可能條件下組織員工集體活動，要做好組織籌劃，并

及時將活動寫成稿件交綜合部審核后上傳OA公司新聞，豐富員工活動。

j. 做好員工請銷假登記，嚴格按公司文件制度，需要上級批準的

要及時將請假條（公司制式）發(fā)至綜合部郵箱，及時請示，上班后及時銷假。

k. 配合總公司五大部門工作，做好其他各種日常行政突發(fā)工作處

理，做好經(jīng)理助手。

L．每月整理項目審計表，核對發(fā)票金額。

m．及時更新員工通訊錄。

n. 要求、督促、統(tǒng)計自審設(shè)計的審核結(jié)論，每套設(shè)計根據(jù)審核結(jié)

論修改后方可出版，以提高本辦事處設(shè)計質(zhì)量。

o. 每周收集設(shè)計項目統(tǒng)計表及電子存檔，及時反饋給總工辦。 p. 每月組織學習2次以上，若辦事處設(shè)計人員少，可在工作站督

促他們共同學習。

q. 認真、完整的統(tǒng)計處每月培訓內(nèi)容、課時及對外交流的內(nèi)容，

應與公司內(nèi)聘工程師考核表中每月所填的培訓、交流內(nèi)容保持一致。

r. 對試用期、實習期設(shè)計人員嚴格執(zhí)行筆試、宣講考核流程。 s. 瀏覽知識管理平臺，可將有助于設(shè)計人員的文章下載發(fā)于他們

學習，調(diào)動本單位人員上知識管理平臺的積極性，可在周例會等會議上共同上知識管理平臺瀏覽。

t. 協(xié)助經(jīng)理做好招標資料。

五、 后勤管理工作

a. 組織出版室人員服務(wù)好一線的工作人員。幫助設(shè)計人員整理宿舍衛(wèi)生，清洗被罩、床單等床上用品，讓辛苦在一線的設(shè)計人員，能感覺到家的溫暖。

b. 管理伙食方面。根據(jù)季節(jié)的差異，定時與炊事員商議伙食的花樣、口味、營養(yǎng)搭配等，能用低的成本，做出營養(yǎng)搭配最好的飯菜。

c. 做好后勤保障，及時購買辦公用品及宿舍用品，合理分發(fā)，登記。做好房水電等各項工作并及時繳納相關(guān)費用，發(fā)現(xiàn)辦公室或者宿舍需要維修的地方要及時處理，消除隱患。

d. 司機的管理、教育工作。每月統(tǒng)計行駛車程，統(tǒng)計當月車輛費，了解車的保養(yǎng)和維修工作，提醒司機要愛車、護車、安全駕駛，節(jié)約成本等。

e. 關(guān)心員工、服務(wù)員工，如：遇到人員加班情況，要提前準備好加班食品，組織人員做好服務(wù)工作。

六、 內(nèi)外部協(xié)調(diào)工作

1. 內(nèi)部協(xié)調(diào)工作

a.經(jīng)理與員工之間的協(xié)調(diào)，起到上傳下達的作用。

b員工與員工之間的協(xié)調(diào)，起到鏈接的作用。

c不同崗位之間的協(xié)調(diào)（設(shè)計員與出版員之間），起到橋梁的作用。

2. 外部協(xié)調(diào)工作

a. 對總公司各個部門協(xié)調(diào)（如：協(xié)助市場部回款工作等）。 b. 對稅務(wù)局、銀行及耗材采購供應商的協(xié)調(diào)。

c. 對建設(shè)單位人員的配合工作.給公司員工強調(diào)對客戶的服務(wù)意識，服務(wù)決定市場，與建設(shè)單位相關(guān)人員建立朋友關(guān)系，搞好服務(wù)。

重點時間安排：

每周6協(xié)助經(jīng)理上報周報表給綜合部

每周6收集設(shè)計項目統(tǒng)計表給總工辦

每月5日 發(fā)上月工資

每月20-25日 各地市開票

每月25日 收集全員票據(jù)，審核、簽字、報賬。 每月26日 收集流程卡，統(tǒng)計產(chǎn)值

每月28日 給財務(wù)上報財務(wù)報表

每月月底前 給各部門上報月例會資料，更新OA平臺

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